Kesalahan Umum dalam Penulisan Dokumen Resmi 2025 dan Cara Menghindarinya

Jakarta, 28 August 2025 — Menulis dokumen resmi bukan hanya soal merangkai kata, tetapi juga menjaga kesehatan, kejelasan, dan kesesuaian format. Sayangnya, masih banyak orang yang melakukan kesalahan penulisan dokumen resmi, mulai dari hal kecil seperti penggunaan tanda baca hingga kesalahan serius seperti struktur kalimat yang tidak jelas. Akibatnya, pesan dalam dokumen bisa disalahartikan, terlihat tidak profesional, atau bahkan menimbulkan masalah administratif.

Di tahun 2025, ketika standar profesional semakin tinggi, kemampuan menulis dokumen resmi dengan baik menjadi keterampilan penting. Artikel ini akan membahas berbagai kesalahan umum yang sering terjadi, sekaligus memberikan solusi praktis agar tulisan Anda tetap rapi, jelas, dan dapat dipercaya.

Pentingnya Penulisan Dokumen Resmi yang Tepat

Dokumen resmi berfungsi sebagai bukti tertulis, alat komunikasi profesional, dan sering kali menjadi dasar pengambilan keputusan. Oleh karena itu, setiap kesalahan sekecil apa pun bisa berdampak besar. Penulisan yang rapi, sesuai kaidah bahasa, serta mengikuti standar tata naskah membuat dokumen terlihat kredibel. Sebaliknya, kesalahan penulisan dapat merusak citra dan menimbulkan kebingungan.

Kesalahan Umum dalam Penulisan Dokumen Resmi

Kesalahan dalam penulisan dokumen resmi sering kali tampak sepele, namun dapat berdampak besar pada kredibilitas dan pemahaman pembaca. Dokumen resmi menuntut ketelitian, konsistensi, dan penggunaan bahasa baku. Berikut adalah kesalahan yang paling sering terjadi beserta cara menghindarinya:

1. Penggunaan Bahasa yang Tidak Baku

Bahasa baku menjadi ciri utama dokumen resmi. Kesalahan sering muncul karena penulis menggunakan bahasa sehari-hari yang terdengar santai.

Contoh kesalahan:

• “Nggak bisa hadir di rapat besok.”
• “Udah saya kirim datanya.”

Cara menghindari:

• Gunakan bahasa Indonesia baku: “Tidak dapat hadir dalam rapat besok” atau “Data sudah saya kirim.”
• Biasakan mengecek KBBI dan pedoman EYD terbaru.

2. Struktur Kalimat yang Tidak Jelas

Kalimat panjang tanpa tanda baca yang tepat membuat pesan sulit dipahami.

Penjelasan:
Dokumen resmi seharusnya ringkas, langsung ke inti, dan mudah dimengerti. Kalimat berbelit-belit justru menurunkan efektivitas komunikasi.

Solusi:

• Gunakan kalimat sederhana dan efektif.
• Batasi satu kalimat maksimal 20 kata.
• Periksa ulang dengan membaca keras-keras, apakah kalimat terdengar jelas atau membingungkan.

3. Kesalahan Penulisan Tanggal dan Nomor

Sering kali tanggal ditulis dengan format yang salah atau tidak konsisten.

Contoh kesalahan:

• 12/03/25 (tidak jelas, apakah Maret 2025 atau 12 Maret 2025).
• 2025-3-12 (kurang lazim dalam dokumen resmi Indonesia).

Cara menghindari:

• Gunakan format lengkap: 12 Maret 2025.
• Untuk nomor surat, ikuti pedoman instansi dan gunakan tanda pisah (/) sesuai aturan.

4. Salah dalam Penulisan Nama dan Gelar

Nama orang atau instansi yang salah tulis bisa dianggap bentuk ketidakprofesionalan.

Penjelasan:
Kesalahan sekecil salah satu huruf pada nama dapat berakibat serius, terutama pada dokumen hukum atau kontrak.

Solusi:

• Selalu cek ulang ejaan nama, gelar, atau jabatan.
• Cocokkan dengan dokumen resmi yang dimiliki penerima.

5. Format Surat yang Tidak Konsisten

Sering ditemukan dokumen dengan margin berbeda, font tidak seragam, atau jarak antar paragraf yang tidak rapi.

Penjelasan:
Dokumen resmi harus mengikuti pedoman tata naskah dinas yang berlaku di instansi atau perusahaan. Ketidakkonsistenan membuat dokumen terlihat tidak rapi.

Solusi:

• Gunakan font standar (Times New Roman atau Arial, ukuran 12).
• Ikuti pedoman tata naskah dinas.
• Gunakan template agar konsistensi terjaga.

6. Kesalahan Penggunaan Tanda Baca

Tanda baca yang salah bisa mengubah arti kalimat.

Contoh:

• “Harap hadir, semua pegawai.” (artinya hanya pegawai tertentu yang hadir)
• “Harap hadir semua pegawai.” (artinya semua pegawai harus hadir).

Solusi:

• Kuasai aturan tanda baca dasar (titik, koma, titik dua, tanda kutip).
• Gunakan pedoman EYD terbaru sebagai acuan.

7. Terlalu Banyak Singkatan

Penggunaan singkatan berlebihan membuat dokumen sulit dipahami, terutama bagi pembaca baru.

Solusi:

• Gunakan singkatan hanya untuk istilah yang umum (misalnya: DPR, RI, PBB).
• Tuliskan kepanjangan istilah saat pertama kali muncul.

8. Nada Bahasa Tidak Sesuai

Nada bahasa yang terlalu kaku atau justru terlalu santai bisa menurunkan kesan profesional.

Solusi:

• Gunakan nada formal, namun tetap jelas dan ramah.
• Hindari kalimat yang terkesan perintah keras, kecuali benar-benar dibutuhkan.

Cara Menghindari Kesalahan Penulisan Dokumen Resmi

Setelah mengetahui kesalahan umum, langkah berikutnya adalah memastikan dokumen tetap rapi dan profesional. Beberapa langkah yang bisa diterapkan:

1. Gunakan Pedoman Resmi – Ikuti EYD terbaru dan pedoman tata naskah.
2. Periksa Kembali (Proofreading) – Baca ulang sebelum dikirim.
3. Gunakan Alat Bantu – Manfaatkan aplikasi pemeriksa ejaan dan tata bahasa.
4. Konsisten – Terapkan format yang sama di seluruh dokumen.
5. Minta Umpan Balik – Jika memungkinkan, minta rekan kerja membaca ulang.

FAQ tentang Kesalahan Penulisan Dokumen Resmi

1. Apa akibat dari kesalahan penulisan dokumen resmi?
Kesalahan dapat menurunkan profesionalisme, menyebabkan miskomunikasi, hingga berdampak hukum jika menyangkut kontrak atau perjanjian.

2. Bagaimana cara menulis tanggal yang benar di dokumen resmi?
Gunakan format lengkap: 12 Maret 2025. Hindari singkatan angka yang membingungkan.

3. Apakah boleh menggunakan bahasa gaul di dokumen resmi?
Tidak. Dokumen resmi harus menggunakan bahasa baku sesuai kaidah bahasa Indonesia.

4. Bagaimana memastikan nama atau gelar ditulis dengan benar?
Selalu cek dokumen asli seperti KTP, ijazah, atau surat keputusan.

5. Apakah font dokumen resmi harus selalu Times New Roman?
Tidak harus, tapi umumnya menggunakan font standar seperti Times New Roman atau Arial ukuran 12.

6. Bagaimana jika masih ragu dengan format dokumen resmi?
Gunakan template yang dikeluarkan instansi atau perusahaan agar sesuai standar.

Kesimpulan

Menulis dokumen resmi membutuhkan ketelitian lebih dari sekadar menulis biasa. Kesalahan kecil seperti tanda baca atau format bisa mengurangi kredibilitas dokumen. Dengan memahami kesalahan penulisan dokumen resmi dan cara menghindarinya, Anda dapat menghasilkan dokumen yang rapi, profesional, dan mudah dipahami.

Mulai dari penggunaan bahasa baku, format yang konsisten, hingga pengecekan ulang sebelum dikirim, semua langkah ini penting agar dokumen tetap terjaga kualitasnya. Ingat, dokumen resmi adalah cerminan profesionalisme Anda.