Jakarta, 29 Desember 2025 — Dalam dunia kerja, hubungan antara perusahaan dan karyawan tidak selalu berjalan mulus. Ada kalanya pelanggaran terjadi, baik disengaja maupun tidak. Di sinilah surat peringatan berperan sebagai instrumen yang bukan hanya bersifat administratif, tetapi juga mencerminkan sikap profesional perusahaan dalam menegakkan aturan.
Bagi banyak karyawan, menerima surat peringatan resmi bisa menjadi pengalaman yang menegangkan. Namun bagi perusahaan, surat ini sejatinya bukan alat hukuman semata, melainkan upaya pembinaan agar kesalahan tidak terulang. Agar tidak menimbulkan sengketa di kemudian hari, penulisan surat peringatan harus dilakukan secara tepat, objektif, dan sesuai kaidah hukum ketenagakerjaan.
Apa Itu Surat Peringatan dan Mengapa Penting?
Surat peringatan adalah dokumen resmi yang dikeluarkan perusahaan untuk menegur karyawan atas pelanggaran tertentu. Surat ini biasanya disusun secara bertahap, mulai dari Surat Peringatan Pertama (SP1), Surat Peringatan Kedua (SP2), hingga Surat Peringatan Ketiga (SP3).
Keberadaan surat peringatan penting karena:
- Menjadi bukti tertulis atas pelanggaran yang dilakukan karyawan
- Menunjukkan bahwa perusahaan telah melakukan pembinaan secara bertahap
- Menjadi dasar hukum jika terjadi pemutusan hubungan kerja (PHK)
Tanpa surat peringatan yang sah dan terdokumentasi dengan baik, posisi perusahaan bisa menjadi lemah apabila terjadi perselisihan industrial.
Perbedaan SP1, SP2, dan SP3
Meski sama-sama disebut surat peringatan, setiap tingkatan memiliki fungsi dan bobot yang berbeda.
SP1 diberikan sebagai peringatan awal. Biasanya diterbitkan untuk pelanggaran ringan seperti keterlambatan berulang, ketidakpatuhan terhadap prosedur kerja, atau sikap kurang profesional.
SP2 dikeluarkan jika karyawan mengulangi pelanggaran yang sama atau melakukan pelanggaran lain dalam masa berlaku SP1. Nada surat ini umumnya lebih tegas dan disertai konsekuensi yang lebih jelas.
SP3 merupakan peringatan terakhir. Pada tahap ini, perusahaan biasanya menyampaikan bahwa pelanggaran berikutnya dapat berujung pada sanksi berat, termasuk PHK.
Pemahaman jenjang ini penting agar perusahaan tidak dianggap bertindak sewenang-wenang.
Aturan Umum Penulisan Surat Peringatan Resmi
Menulis surat peringatan tidak bisa sembarangan. Ada sejumlah prinsip yang harus diperhatikan agar surat tersebut sah, etis, dan profesional.
Pertama, gunakan bahasa formal dan objektif. Hindari kalimat bernada emosional, menyudutkan, atau bersifat asumsi. Fokus pada fakta dan kronologi kejadian.
Kedua, cantumkan identitas lengkap. Surat harus memuat nama perusahaan, nomor surat, nama karyawan, jabatan, serta unit kerja.
Ketiga, jelaskan pelanggaran secara rinci. Sertakan waktu, tempat, dan bentuk pelanggaran agar tidak menimbulkan tafsir ganda.
Keempat, rujuk pada aturan internal. Sebutkan pasal atau ketentuan perusahaan yang dilanggar sebagai dasar pemberian sanksi.
Kelima, sertakan masa berlaku surat. Umumnya surat peringatan berlaku selama 3–6 bulan, tergantung kebijakan perusahaan.
Contoh Surat Peringatan Pertama (SP1)
Berikut contoh surat resmi peringatan pertama yang lazim digunakan di lingkungan kerja formal:
SURAT PERINGATAN PERTAMA (SP-1)
Nomor: 001/SP1/HRD/VII/2025
Yang bertanda tangan di bawah ini,
Nama : HRD Manager
Jabatan : Human Resources
Dengan ini memberikan Surat Peringatan Pertama kepada:
Nama : Andi Pratama
Jabatan : Staff Administrasi
Berdasarkan hasil evaluasi dan laporan atasan langsung, Saudara diketahui telah melakukan pelanggaran berupa keterlambatan masuk kerja sebanyak lima kali dalam satu bulan, sebagaimana tercatat pada periode Juni 2025. Tindakan tersebut bertentangan dengan Peraturan Perusahaan Pasal 5 ayat (2) tentang disiplin kerja.
Melalui surat ini, kami mengharapkan Saudara dapat memperbaiki sikap dan meningkatkan kedisiplinan kerja. Surat peringatan ini berlaku selama 3 (tiga) bulan sejak tanggal diterbitkan.
Apabila pelanggaran serupa kembali terjadi dalam masa berlaku tersebut, perusahaan akan memberikan sanksi lanjutan sesuai ketentuan yang berlaku.
Demikian surat ini disampaikan untuk dipatuhi.
Hormat kami,
Manajemen Perusahaan
Contoh Surat Peringatan Kedua (SP2)
Jika pelanggaran tetap berlanjut, perusahaan dapat mengeluarkan contoh surat peringatan kedua berikut:
SURAT PERINGATAN KEDUA (SP-2)
Nomor: 002/SP2/HRD/VIII/2025
Sehubungan dengan Surat Peringatan Pertama Nomor 001/SP1/HRD/VII/2025, bersama ini kami menyampaikan bahwa Saudara kembali melakukan pelanggaran berupa ketidakhadiran tanpa keterangan pada tanggal 3 dan 4 Agustus 2025.
Perilaku tersebut melanggar Peraturan Perusahaan Pasal 6 ayat (1) tentang kewajiban kehadiran karyawan.
Dengan ini kami memberikan Surat Peringatan Kedua dan menegaskan agar Saudara tidak mengulangi pelanggaran serupa. Surat ini berlaku selama 3 (tiga) bulan sejak tanggal diterbitkan.
Apabila di kemudian hari Saudara kembali melakukan pelanggaran, perusahaan akan memberikan Surat Peringatan Ketiga atau sanksi yang lebih tegas.
Hormat kami,
Manajemen Perusahaan
Contoh Surat Peringatan Ketiga (SP3)
SP3 menjadi peringatan terakhir sebelum sanksi berat dijatuhkan. Berikut contoh surat peringatan ketiga:
SURAT PERINGATAN KETIGA (SP-3)
Nomor: 003/SP3/HRD/IX/2025
Dengan mempertimbangkan Surat Peringatan Pertama dan Kedua yang telah diberikan sebelumnya, serta masih ditemukannya pelanggaran berupa kelalaian dalam menjalankan tugas, maka perusahaan dengan ini memberikan Surat Peringatan Ketiga kepada Saudara.
Surat peringatan ini merupakan peringatan terakhir. Apabila Saudara kembali melakukan pelanggaran terhadap peraturan perusahaan, maka perusahaan akan mengambil tindakan tegas sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Demikian disampaikan untuk menjadi perhatian serius.
Hormat kami,
Manajemen Perusahaan
Kesalahan Umum yang Harus Dihindari
Dalam praktiknya, banyak surat peringatan yang justru menimbulkan masalah karena kesalahan mendasar. Beberapa di antaranya adalah tidak mencantumkan dasar aturan, menggunakan bahasa kasar, atau langsung melompat ke SP3 tanpa proses bertahap.
Kesalahan lain yang kerap terjadi adalah tidak memberikan kesempatan klarifikasi kepada karyawan. Padahal, dalam semangat hubungan industrial yang sehat, dialog tetap perlu dijaga.
Penutup
Surat peringatan bukan sekadar formalitas, melainkan bagian penting dari tata kelola sumber daya manusia yang profesional. Dengan penulisan yang tepat, objektif, dan berimbang, surat peringatan dapat menjadi alat pembinaan yang efektif, bukan sumber konflik.
Memahami struktur dan contoh surat peringatan SP1 hingga SP3 akan membantu perusahaan bersikap tegas tanpa mengabaikan aspek keadilan. Pada akhirnya, tujuan utama surat peringatan adalah menciptakan lingkungan kerja yang disiplin, sehat, dan saling menghargai.
Ayo bergabung di situs slot 2025 terbaik terpercaya dan daftar sekarang juga di → Konohatoto78
Leave a Reply