Sebagai mahasiswa yang sedang menjalani PKL (Praktik Kerja Lapangan) atau magang, tidak bisa masuk kerja karena sakit atau halangan lain adalah hal yang wajar. Namun, kamu tetap perlu memberitahukan ketidakhadiranmu kepada pihak perusahaan atau instansi tempatmu magang. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan membuat surat izin kerja.
Artikel ini akan membahas cara membuat surat izin kerja untuk mahasiswa PKL atau magang, dilengkapi dengan contoh dan tips praktis. Simak penjelasannya berikut ini!
Mengapa Surat Izin Kerja Penting?
Surat izin kerja memiliki beberapa fungsi penting, antara lain:
- Menunjukkan Profesionalisme: Surat izin kerja menunjukkan bahwa kamu menghargai peraturan perusahaan.
- Menghindari Kesalahpahaman: Tanpa surat izin, ketidakhadiranmu bisa dianggap sebagai bolos.
- Sebagai Bukti Resmi: Surat ini bisa menjadi dokumen pendukung jika suatu saat dibutuhkan.
Format Surat Izin Kerja untuk Mahasiswa PKL atau Magang
Berikut adalah format surat izin kerja yang bisa kamu ikuti:
1. Kop Surat (Opsional)
Jika surat izin dibuat oleh instansi tertentu atau universitas, kop surat bisa digunakan untuk memberikan kesan resmi.
2. Tanggal Pembuatan Surat
Cantumkan tanggal pembuatan surat.
3. Tujuan Surat
Tulis nama dan jabatan penerima surat, misalnya “Manajer HRD PT ABC” atau “Pembimbing Magang di PT XYZ.”
4. Salam Pembuka
Gunakan salam formal seperti “Yang terhormat,” atau “Dengan hormat,”.
5. Isi Surat
Jelaskan alasan ketidakhadiran secara singkat dan jelas.
6. Permohonan Izin
Sampaikan permohonan izin dengan sopan.
7. Salam Penutup
Akhiri surat dengan salam penutup seperti “Hormat saya,” atau “Terima kasih.”
8. Tanda Tangan dan Nama Jelas
Lengkapi surat dengan tanda tangan dan nama jelas pembuat surat.
Contoh Surat Izin Kerja karena Sakit
Berikut adalah contoh surat izin kerja karena sakit untuk mahasiswa PKL atau magang:
Surat Izin Tidak Masuk Kerja
Jakarta, 5 November 2023
Kepada Yth.
Manajer HRD PT Astra International Tbk
Jl. Sudirman No. 123, Jakarta
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Rani Wijaya
NIM: 123456789
Program Studi: Manajemen
Universitas: Universitas Indonesia
Posisi: Magang di Departemen Pemasaran
Dengan ini memberitahukan bahwa saya tidak dapat masuk kerja pada hari ini, Senin, 5 November 2023, dikarenakan sakit demam tinggi. Sebagai bukti, saya lampirkan surat keterangan dokter.
Oleh karena itu, saya memohon izin untuk tidak masuk kerja pada hari tersebut. Saya akan segera kembali bekerja setelah kondisi membaik.
Atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Tanda Tangan
Nama Lengkap: Rani Wijaya
Contoh Surat Izin Kerja karena Halangan Lain
Berikut adalah contoh surat izin kerja karena halangan lain (misalnya, acara keluarga):
Surat Izin Tidak Masuk Kerja
Bandung, 5 November 2023
Kepada Yth.
Pembimbing Magang PT XYZ
Jl. Gatot Subroto No. 456, Bandung
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Ahmad Fauzi
NIM: 987654321
Program Studi: Teknik Informatika
Universitas: Institut Teknologi Bandung
Posisi: Magang di Departemen IT
Dengan ini memberitahukan bahwa saya tidak dapat masuk kerja pada hari ini, Senin, 5 November 2023, dikarenakan harus menghadiri acara keluarga di luar kota.
Oleh karena itu, saya memohon izin untuk tidak masuk kerja pada hari tersebut. Saya akan segera kembali bekerja keesokan harinya.
Atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Tanda Tangan
Nama Lengkap: Ahmad Fauzi
Tips Membuat Surat Izin Kerja
- Gunakan Bahasa Formal
Hindari bahasa santai atau tidak resmi. - Jelaskan Alasan dengan Jelas
Berikan alasan yang logis dan dapat dipertanggungjawabkan. - Lampirkan Bukti Pendukung
Jika alasanmu adalah sakit, lampirkan surat keterangan dokter. - Buat Surat yang Rapi dan Mudah Dibaca
Gunakan tulisan tangan yang jelas atau ketik surat jika memungkinkan. - Kirim Tepat Waktu
Usahakan untuk mengirim surat izin sebelum atau pada hari ketidakhadiran.
Kesalahan yang Harus Dihindari
- Alasan Tidak Jelas
Menulis alasan yang terlalu umum, seperti “ada keperluan,” tanpa penjelasan lebih lanjut. - Format Tidak Sesuai
Mengabaikan struktur surat yang baik, seperti tidak mencantumkan tanggal atau tujuan surat. - Bahasa Terlalu Santai
Menggunakan bahasa yang tidak sesuai dengan konteks formal, seperti kata-kata slang. - Tidak Melampirkan Bukti Pendukung
Jika alasan ketidakhadiran adalah sakit, sebaiknya lampirkan surat keterangan dokter.
Kesimpulan
Membuat surat izin kerja untuk mahasiswa PKL atau magang sebenarnya tidak sulit jika kamu memahami format yang benar. Dengan mengikuti panduan di atas, kamu bisa membuat surat izin yang efektif dan profesional. Jangan lupa untuk selalu memeriksa kembali surat izin sebelum mengirimkannya.
Semoga artikel ini membantu kamu yang sedang bingung atau kesulitan membuat surat izin kerja. Selamat mencoba!
Leave a Reply