Jakarta, 14 Desember 2025 — Dalam dunia profesional, surat resmi masih menjadi media komunikasi tertulis yang memiliki peran penting. Baik digunakan dalam lingkungan pemerintahan, pendidikan, perusahaan, maupun organisasi, surat resmi berfungsi sebagai dokumen formal yang mencerminkan kredibilitas pengirimnya. Oleh karena itu, kemampuan menyusun kalimat formal yang tepat menjadi keterampilan dasar yang wajib dikuasai.
Kalimat dalam surat resmi tidak hanya dituntut jelas dan informatif, tetapi juga harus mematuhi norma kebahasaan serta etika komunikasi formal. Kesalahan dalam pemilihan kata, struktur kalimat, hingga gaya bahasa dapat menimbulkan kesan tidak profesional dan berpotensi menimbulkan salah tafsir.
Memahami Karakter Bahasa Formal
Langkah awal dalam menyusun kalimat formal adalah memahami karakter bahasa formal itu sendiri. Bahasa formal bersifat objektif, lugas, dan tidak emosional. Pilihan katanya baku, sesuai dengan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), serta menghindari ungkapan percakapan sehari-hari.
Bahasa formal juga menekankan kejelasan makna. Setiap kalimat harus memiliki subjek, predikat, dan objek atau keterangan yang jelas. Kalimat berbelit-belit, ambigu, atau terlalu panjang sebaiknya dihindari karena dapat mengurangi efektivitas pesan yang disampaikan.
Gunakan Diksi yang Baku dan Tepat
Pemilihan kata atau diksi menjadi kunci utama dalam penulisan surat resmi sesuai kaidah Bahasa Indonesia. Gunakan kata-kata baku seperti “mengajukan”, “menyampaikan”, “sehubungan dengan”, atau “berdasarkan” yang sudah lazim digunakan dalam konteks formal.
Sebaliknya, hindari kata tidak baku dan bahasa lisan seperti “nggak”, “udah”, “bakal”, atau “biar”. Selain itu, perhatikan ketepatan makna kata agar tidak terjadi kekeliruan informasi. Dalam konteks inilah penting untuk berpegang pada prinsip penulisan surat resmi kaidah Bahasa Indonesia agar pesan tertulis memiliki kekuatan hukum dan administratif yang jelas.
Susun Kalimat Secara Efektif dan Sistematis
Kalimat efektif adalah kalimat yang mampu menyampaikan gagasan secara tepat dan ringkas. Dalam surat resmi, satu kalimat idealnya hanya memuat satu pokok pikiran. Jika terdapat beberapa informasi, sebaiknya dipisahkan ke dalam beberapa kalimat agar lebih mudah dipahami.
Selain itu, susunan kalimat perlu mengikuti alur logis. Informasi umum disampaikan terlebih dahulu, kemudian diikuti penjelasan yang lebih spesifik. Pola ini membantu pembaca menangkap maksud surat dengan cepat tanpa harus menafsirkan ulang.
Hindari Unsur Subjektivitas dan Emosi
Surat resmi bukanlah ruang untuk mengekspresikan perasaan pribadi. Oleh sebab itu, kalimat yang mengandung emosi, opini berlebihan, atau penilaian subjektif sebaiknya dihindari. Gunakan bahasa netral dan berfokus pada fakta atau maksud administratif.
Sebagai contoh, alih-alih menulis “kami sangat kecewa atas keterlambatan tersebut”, kalimat dapat diubah menjadi “terdapat keterlambatan dalam pelaksanaan kegiatan sebagaimana jadwal yang telah ditetapkan”. Perubahan ini membuat kalimat tetap tegas tanpa terkesan emosional.
Perhatikan Kesantunan dan Etika Bahasa
Kesantunan merupakan elemen penting dalam surat resmi. Kalimat perintah sebaiknya disampaikan dalam bentuk permohonan atau imbauan yang sopan. Penggunaan kata “harap”, “mohon”, atau “kiranya” dapat membantu menciptakan kesan santun tanpa mengurangi ketegasan maksud surat.
Selain itu, penggunaan pronomina seperti “kami” dan “Bapak/Ibu” perlu disesuaikan dengan konteks dan hubungan kelembagaan antara pengirim dan penerima surat. Kesalahan dalam penyebutan dapat dianggap sebagai pelanggaran etika komunikasi.
Lakukan Penyuntingan Sebelum Surat Dikirim
Tahap akhir yang tidak kalah penting adalah penyuntingan. Periksa kembali ejaan, tanda baca, struktur kalimat, serta konsistensi istilah yang digunakan. Kesalahan kecil seperti salah ketik atau tanda baca yang keliru dapat menurunkan kualitas surat secara keseluruhan.
Penyuntingan juga membantu memastikan bahwa setiap kalimat sudah sesuai dengan tujuan surat dan tidak menimbulkan makna ganda. Dengan proses ini, surat resmi akan tampil lebih profesional, rapi, dan mudah dipahami oleh penerima.
Penutup
Menyusun kalimat formal untuk surat resmi bukan sekadar soal tata bahasa, tetapi juga mencerminkan sikap profesional dan tanggung jawab penulisan surat resmi sesuai kaidah Bahasa Indonesia. Dengan memahami karakter bahasa formal, memilih diksi yang tepat, menyusun kalimat efektif, serta menjaga etika dan kesantunan, surat resmi dapat menjadi alat komunikasi yang kuat dan terpercaya. Keterampilan ini akan semakin relevan di tengah tuntutan administrasi yang menuntut ketepatan, kejelasan, dan akurasi bahasa.
Ayo bergabung di situs slot 2025 terbaik terpercaya dan daftar sekarang juga di → Konohatoto78
Leave a Reply